KVKK Veri Sahiplerinin Başvuru Süreçlerine İlişkin Politika

1.GİRİŞ

1.1. Amaç

T.C. Anayasası’nın “Özel Hayatın Gizliliği” başlıklı 20. maddesi uyarınca, herkes kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını talep etme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsamaktadır.

07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun“) ile kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlemiştir. İşbu “Kişisel Veri Sahiplerinin Başvuru Süreçlerine İlişkin Politika” (“Politika”) ile Otto International Deri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Şirket”) nezdinde gerçekleştirilmekte olan kişisel verilere ilişkin başvuru süreçleri hakkında usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

1.2 Kapsam

Şirket’in temas ettiği tüm veri sahiplerine ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirket’in başvuru süreçlerine ilişkin yükümlülükleri ve faaliyetleri de bu Politika ile uygulama alanı bulur.

1.3. Mevzuat

Başvuru süreçlerine ilişkin olarak Kanun’un 13.  maddesine aşağıda yer verilmiştir.

“Veri sorumlusuna başvuru:

MADDE 13 - (1) İlgili kişi, bu Kanunun uygulanmasıyla ilgili taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir.

(2) Veri sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

(3) Veri sorumlusu talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde veri sorumlusunca gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alman ücret ilgiliye iade edilir. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları ile ilgili olarak 10.3.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan ekteki Tebliği inceleyiniz.”

Başvuru Süreçlerini Düzenleyen Tebliğ’e aşağıda yer verilmiştir:

TEBLİĞ

Kişisel Verileri Koruma Kurumundan:

VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU USUL VE ESASLARI HAKKINDA TEBLİĞ

Amaç ve kapsam:

MADDE 1 – (1) Bu Tebliğ, veri sorumlusuna başvuru ve işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde alınacak ücret ile ilgili usul ve esasları belirlemek üzere hazırlanmıştır.

Dayanak

MADDE 2 – (1) Bu Tebliğ, 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 13 üncü maddesi ve 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) ve (g)  bentlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3 – (1) Bu Tebliğde geçen;

a) Başvuru: Kanunun 13 üncü maddesi kapsamında yapılan başvuruyu,

b) Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,  imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

c) İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

ç) Kanun: 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

d) Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

e) Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi: Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini,

f) Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

g) Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,

ğ) Mobil imza: Mobil bir cihaz kullanılarak oluşturulan elektronik imzayı ifade eder.

(2) Bu Tebliğde yer almayan tanımlar için Kanundaki tanımlar geçerli olacaktır.

Başvuru hakkı

MADDE 4 – (1) Kişisel verisi işlenen gerçek kişiler, veri sorumlusuna başvuru hakkına sahiptir.

(2) İlgili kişiler, başvurularını Türkçe olarak yapmak kaydıyla bu haktan yararlanabilir.

Başvuru usulü

MADDE 5 – (1) İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna iletir.

(2) Başvuruda;

a) Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

d) Talep konusu bulunması zorunludur.

(3) Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.

(4) Yazılı başvurularda, veri sorumlusuna veya temsilcisine evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir.

(5) Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.

Başvuruya cevap

MADDE 6 – (1) Veri sorumlusu bu Tebliğ kapsamında ilgili kişi tarafından yapılacak başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür.

(2) Veri sorumlusu, başvuruyu kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder.

(3) Veri sorumlusu, cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir.

(4) Cevap yazısının;

a) Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgileri,

b) Başvuru sahibinin; adı ve soyadını, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarasını, yabancılar için uyruğunu, pasaport numarasını veya varsa kimlik numarasını, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresini, varsa bildirime esas elektronik posta adresini, telefon ve faks numarasını,

c) Talep konusunu,

ç) Veri sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamalarını içermesi zorunludur.

(5) Veri sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, 7 nci maddede belirtilen ücret alınabilir. Başvurunun, veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

(6) İlgili kişinin talebinin kabul edilmesi hâlinde, veri sorumlusunca talebin gereği en kısa sürede yerine getirilir ve ilgili kişiye bilgi verilir.

Ücret

MADDE 7 – (1) İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir.

(2) Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Yürürlük

MADDE 8 – (1) Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 9 – (1) Bu Tebliğ hükümlerini Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanı yürütür.

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

- Başvurular Şirketin e-posta adresini kontrolle yükümlü olan İdari işler departmanı , KEP Adresi gelen kutusunu kontrolle yükümlü olan Muhasebe departmanı, fiziki tebligatları kontrolle yükümlü olan İdari işler departmanı tarafından tebliğ alınacaktır.

- Bunu takiben, başvurunun mevzuat gereği zorunlu içeriğini İdari işler departmanı kontrol ederek, başvurunun geçerli bir başvuru olup olmadığını saptayacaktır.

- Başvurunun geçerli olmaması halinde, gelen talebe başvurudaki eksiklikler İdari işler departmanı tarafından bildirilerek dönüş yapılacak ve Başvurucu’dan eksiklikleri tamamlanması talep edilecektir.

-Başvurunun geçerli olması halinde, İdari işler departmanı tarafından ilgili departmanlardan Başvurucu ve başvuru kapsamı ile ilgili bilgi ve belgeler toplanarak Şirket Hukuk Müşaviri/Avukatı/Sözleşmeli Avukatı ile cevap yazı içeriği hazırlanacak ve Başvurucu’ya iletilecektir.

-Başvuru süreci aynı zamanda imha talebi içeriyor ise, bu halde mevzuat gereği Başvurucu’nun kişisel verilerinin saklanması zorunlu gelen haller haricinde (Böyle haller olması durumunda, bunlar cevap içerisinde Başvurucu’ya bildirilmelidir.)  Şirket Saklama ve İmha Politikası’nda belirlenen yöntemlerle derhal imha edilecektir. Böyle bir durum, başvuruyu alan İdari işler departmanı tarafından Saklama ve İmha Politikası’ndaki sorumlularına bildirilecektir.

3.BAŞVURU FORMU ÖRNEĞİ

OTTO INTERNATIONAL DERİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda ("Kanun") ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine ("Veri Sahibi"), Kanun'un 11'inci maddesinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin belirli haklar tanınmıştır.

Kanun'un 13'üncü maddesinin birinci fıkrası  ile “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliği”nin 5. Maddesi kapsamında düzenlenen “Başvuru Usulü” başlıklı hükmü uyarınca, veri sorumlusu olan, Yenibosna Merkez Mahallesi, Değirmenbahçe Caddesi, No:28/11 Bahçelievler,İstanbul adresinde kurulu 649055663800001 MERSIS numaralı Şirket’imize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı ve ıslak imzalı olarak  belirttiğimiz adresimize konuya ilişkin ek bilgi ve belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla gönderebilir veya [email protected] adresine güvenli elektronik imzalı/mobil imzalı olarak veya [email protected]  e-mail adresine iletebilirsiniz.

Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız Kanun’a uygun olarak dönüş yapılacaktır.

Bu formun ve talebinizin niteliğine göre tarafınızdan kimlik doğrulaması veya talebe göre ek bilgiler talep edilebilir. Bu talepler yerine getirilmediğinde yapılacak incelemelerin tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda Şirketimizin kanuni hakları saklıdır. Bu nedenle ilgili formun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.

1.     Başvuru sahibi hakkında bilgiler

Aşağıdaki bilgiler ilgili kişiyi inceleme süreçlerimiz hakkında bilgilendirmek ve başvuru sonuçlarını iletmek amacıyla talep edilmektedir.